المرحلة الاولى

الهدف: سيطر على الوضع الحالي

  1. الصورة العامة master the big image

حدد موقع المؤسسة في الصورة العامة بمعنا لكل دولة مؤسسات مختلفة تقوم بمهام مختلفة مترابطة ومتسلسلة وفي هيكل قانوني يحدد التبعية الادارية والتوجيهية للمؤسسة، السؤال: ما موقع المؤسسة في هذه السلسلة او في هذا الهيكل؟ وما هي اهميتها؟ ما هي وظيفتها؟ من يحدد توجهها الاستراتيجي؟ وما هو التوجه الحال؟ من صناع القرار؟ من يقود المؤسسة؟ هل ترتبط قرارات توجيه المؤسسة بمؤسسات أخرى؟ هل هي تابعة لمؤسسة اكبر؟ ماهي المؤسسات التابعة لها؟

وظيفياً: ما هي اولوياتها؟ ما هي القطاع المعنية فيه؟ ما هو دورها؟ رقابي؟ اشرافي؟ تنفيذي؟ تشريعي؟

فعلياً: ما هي المؤسسات المراقبة لها؟ التدقيق الاداري/ التدقيق الحسابي؟

عند الاجابة على هذه الاسئلة ستتمكن من تحديد ابعاد الصورة وربط السلسلة المؤسسية في الدولة، تحديد موقع المؤسسة في السلسلة الوظيفية او الهيكل القانوني للدولة، هذا يبني ثقة داخلية بحجمك وأهيمه مسؤوليتك لوطنك، هذه المعلومات تكون قناعة اهمية وظيفتك وواجبك الوطني في بناء الوطن والمساهمة في بنائه ويحميك من تأثير السلبية المحيطة او يحفز الاستمرارية بدافع وطني. ويساعدك عملياً على السيطرة على الوضع المحيط، من المتوقع دائماً يكون هناك نقاشات حلول هذا الموضوع على المستوى العالي في المؤسسات معرفتك بالصورة العامة تعزز ثقتك في نفسك وشعور السيطرة على الوضع الحالي، ويميزك عن زملائك ستفاجئ بعدد المسؤولين في اعلى المستويات بعدم معرفتهم بمهام مؤسسات موازية لها او حتى وجودها وفي حالة الحاجة للتواصل مع الجهات الخارجية ستكون على معرفة بالمطلوب وبمن تتواصل.

  1. الصورة الخاصة

إدارياً: بالنسبة للمؤسسة من المهم معرفة هيكلها الاداري ومهام كل ادارة وقسم رسمياً وغير رسمياً ان وجد، وبالتالي تحديد موقع ومهام القسم او الادارة المسؤول عنها.

استراتيجياً: ما هو توجه المؤسسة التي تعمل بها؟ ماهي الاستراتيجية؟ كم مدتها؟ ما هو تقسيم مبادرات الاستراتيجية على الادارات؟ ما نسبة تحقيق الاهداف الحالية؟ ما نبة المتبقي وماهي المتبقية لتحقيق اهداف الاستراتيجية؟ ما هي آلية تحديد توجهه المؤسسة داخلياً هل هو مجلس الادارة/ المدير التنفيذي/ قسم الاستراتيجية؟

وظيفياً: ما هي اللوائح الداخلية الخاصة بشؤون الموظفين؟ وما هو تصنيف الموظفين ومميزاتهم؟ وما هي حقوقك وواجباتك؟ عدد ايام الاجازات؟ موعدها؟ وما هي آلية تقييم الموظفين وآلية قياس الأداء؟

رقابياً: ما هي آليات التدقيق الداخلي الاداري المحاسبي؟ وهي آليات قياس الاداء؟

اجتماعياً: من مميزات المدير الناجع الذكاء الاجتماعي، من رؤساء الادارات؟ من هم رؤساء الاقسام؟ ماهي خلفيتهم الوظيفية؟، من المتوقع ان تحضر اجتماعات روتينية مع مديرين الاقسام ورؤساء الادارات، تحديد الموقع والحجم والمهام لنفسك ولكل شخص يعزز الثقة في النفس وظيفياً ونفسياً، ويعطي اساس لنقاشك معهم وصورة احترافية عنك عن المتلقي.

  1. تحديد مهام الادارة وهيكلها الاداري

اطلب المهام الادارية الرسمية من الجهة المعنية غالباً ما تكون في وثائق تأسيس المؤسسة او قانون التأسيس او في مكتب المدير التنفيذي.

حدد مهام القسم الغير رسمية: من المتوقع ان يكون هناك فرق بين المهام الرسمية والمهام الفعلية للإدارة، حدد الهيكل الاداري للإدارة وموظفيها ومسمياتهم ومهام كل موظف.

تعرف على الموظفين الموجودين ومسؤولياتهم: اطلب سيرهم الذاتية، حدد تخصصاتهم التعليمية، حدد تخصصاتهم العملية،  حدد مسمياتهم الوظيفية، مهامهم الوظيفية الفعلية، النتيجة النهائية من هذا الاجراء: ملف اكسل من عشر خانات: الاسم/تاريخ ميلاد/ العمر/ سنوات الخبرة/ المؤهل العلمي/ التخصص التعليمي/ التخصص المهني/ المسمى الوظيفي/ الدرجة الوظيفية/ المهام الوظيفية الرسمية حسب الموصفات الوظيفية/ المهام الوظيفية الفعلية/ ساعات الدوام

المستندات المطلوبة: السير الذاتية، الموصفات الوظيفية من الموارد البشرية.

تشغيلياً: من حقك ان يتم تسليمك رسيماً مهام القسم ومسؤوليات المدير السابق وهي من اهم الامور التي يجب الحرص عليها.

المرحلة الثانية (دراسة الوضع الحالي)

الهدف: نظرة متفحصة لتفاصيل الوضع الحالي  

  1. نقاط الضعف والقوة

تحديد نقاط الضعف ومقارنتها بالإدارات الاخرى والمؤسسات الموازية الاخرى مهم لتحديد مجالات التطوير والمجالات التي تحتاج دعم، نقاط الضعف هي خلل داخلي له مسببات واسباب مختلفة مثل ضعف مهارات ادارية معينة مثل مهارات التعامل مع الجمهور او عدم وجود نظام معين مثل نظام الارشيف او نقص في تنظيم آليات معينة مثل آليات التعامل مع الطلبات.

اما نقاط القوة فهي مميزات تستمد الادارة منها قوتها وسلطتها منها مثل تخصصات الموظفين النادرة او التنظيم المستمر للعمليات الداخلية.

تحديد نقاط القوة والضعف عباره عن دراسة ناقدة للإدارة او القسم، لهدف تطوير أدائه وترك بصمة مميزة لك، تذكر ان هذه المعلومات لا يجب الفصاح عنها لان قد تخلق افكار تزعزع الامان الوظيفي للموظفين الحاليين.

  1. الفرص والتحديات

الفرص والتحديات هي عوامل خارجية تؤثر على الادارة او القسم ، تحديدهم يفيد في اكتمال المعطيات المتغيرة في معادلة اتخاذ قرارك لاحقاً ويعطي ثقة شخصية ومهنية متمكنة من الوضع الراهن. من ابرز التحديات هي نقص الموارد المالية لتطوير وتدريب الموظفين، اما الفرص فهي تتلخص في المجالات التي يمكن تورها وتتميز بها لمدير للقسم أو الادارة كتطوير نظام استلام الطلبات او استحدثا نظام لأرشيف الغاء الارشيف الورقي وسرعة تخليص المعاملات.

  1. ربط الفرص والتحديات ونطاق القوة والضعف

عندما تحدد النقاط السابقة بنظرة ناقدة وموضوعية ستتمكن من رؤية الخلل الاساسي وتفاصيل ايجابية وسلبية داخل الادارة او القسم وما هي النقاط المسببة لها وطريقة معالجتها بعمق وليس فقط معالجة سطحية ، فالهدف هو تحويل نقاط الضعف الى فرص وتفادي التحديات بنقاط القوة الموجودة، وهنا تكتمل مواطن التطوير المطلوبة.

في هذه المرحلة ستحدد نوع الخطة المطلوبة: هل خطة تطوير؟ هل هي خطة ثبات على المستوى الموجود؟ هي هي خطة بداية واعادة هيكلة من الجذور؟

المرحلة الثالثة

الهدف: تنظيم التنفيذ 

  1. تحديد الاولويات

الاولويات هنا هي توجهه المؤسسة والادارة، ما هي اولويات الادارة؟ تخليص المعاملات في اسرع وقت ممكن؟ الرد على الطلبات الداخلية او المعاملات المراجعين الخارجيين؟ بعد حصر مهام الادارة وترتيبها حسب اولوياتها في التوجه للمؤسسة واستراتيجيتها، تحديد الاولويات هنا خاص بالخطة التنفيذية والتشغيلية للقسم وأيضاً تحديد الاهداف التي تريد الوصول لها كاستحداث نظام إلكتروني لإدارة المعاملات وتدريب الموظفين على استخدامه، او ربط تخصص نادر لدى الموظفين بالفرص السوقية الموجودة.

  1. خطة تنفيذية

هي خطة مرحلية تنفيذية تمثل مرحلة انتقالية لتطبيق بداية المبادرات الحديثة التي ستنتهي بإجراء يومي في الخطة التشغيلية، من فوائد وجود الخطة التنفيذية هي ترتيب وتنظيم الموارد وعدم استهلاكها بالتخبط الاداري وضمان الانجاز في اسرع وقت ممكن.

  1. خطط تشغيلية

ملخص الإجراءات اليومية وربطها بالخطة التنفيذية والمبادرات التشغيلية والاستراتيجية للمؤسسة مُرتبة حسب اولويات المؤسسة واولويات الادارة وطريقة قياس اداء كل اجراء وبالتالي كل مبادرة، قد يكون تنفيذ المبادرات والاجراءات بشكل متوازي او متتالي وهذا وارد حسب اهميتها وجاهزية فريق العمل.  

البنك التجاري بلازا - الطابق ١٥- مكتب 9, الدوحة ,قطر

97450000377+

الاحد -الخميس - 8:00AM - 5:00PM,

تابعونا على الانستقرام

تواصل معنا

a-consultancy.com © 2020 جميع الحقوق محفوظة .

هل تريد المساعدة؟ دردش معنا الان 
ابدأ الحديث الان
مرحبا! انقر فوق أحد أعضائنا أدناه للدردشة على Whatsapp